Est-ce que l’intérim coûte cher ?
C'est parfois le message que nous nous recueillons des entreprises qui font appel au travail temporaire. Néanmoins toutes reconnaissent l’importance de ce dispositif qui leur permet de parer aux situations urgentes, d’économiser du temps sur le recrutement pour un remplacement ou de faire face à un surcroît temporaire d’activité, etc.
L’intérim est indispensable donc, mais considéré comme coûteux.
Réfléchissons autrement : puisqu’indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, peut-on faire de ces dépenses souvent très importantes, un levier de performance économique tout en préservant le capital humain ?
Optimiser ses dépenses d’intérim est un sujet complexe qui nécessite une approche et une expertise pluridisciplinaires. Alors comment s’y retrouver ?
Nous vous donnons 3 pistes qui nous semblent essentielles et prioritaires pour assurer un pilotage optimisé de votre intérim.
1) Vérifiez la bonne application des conditions tarifaires
Nous vous le détaillions dans notre article consacré aux complexités de l’intérim , la surfacturation représente un risque majeur dans la gestion de vos contrats d’intérim. Vous pouvez entre autres, réclamer les surfacturations sur les 5 dernières années. Pour les détecter il faudra des outils puissants en capacité de traiter une data importante et des experts du métier de l’intérim pour comprendre la composition d’une facture.
Quelques conseils :
- Soyez vigilants dans la transmission de vos règles de paie
En tant qu’Entreprise Utilisatrice (EU) vous avez l’obligation de fournir aux ETT vos règles de paie (règles de fixation du salaire...). Il y a donc de votre un investissement nécessaire pour garantir la bonne formalisation de ses règles, s’assurer de leur bonne compréhension par l’ETT et surtout de la transmission des mises à jour.
C’est un motif fréquent d’erreur : l’EU ne transmet pas les dernières règles de paie à l’ETT qui génère des bulletins de paie non conformes. L’erreur va nécessiter d’opérer en marche arrière pour effectuer les régularisations, une opération coûteuse en temps et en ressources.
- Formalisez des trames communes
Souvent chaque ETT émet sa propre trame pour la comptabilisation des éléments de paie : formalisation des heures supplémentaires... Travaillez sur une trame commune qui vous fera gagner du temps et permettra de minimiser le risque d’erreur.
- Négociez !
Il existe dans tous les contrats d’intérim qui vous lient aux ETT des spécificités qui peuvent se négocier selon votre typologie d’activité.
Exemple : nous avons fait supprimer pour un de nos clients les frais de dossier facturés par l’ETT en cas d’accident de travail. En effet l’EU était en capacité de démontrer un taux d’accident très bas et une politique de sécurité très avancée. Soyez vigilants également aux indemnités non soumises « bas de bulletin » (panier, indemnités transport) qui sont parfois facturées à un coefficient de 1,05 alors qu’il peut être négocié à 1. Cela peut vous sembler anecdotique mais un coefficient à 1 prend beaucoup moins de temps à vérifier qu’un coefficient à 1,05 !
2) Raisonnez en coût complet pour simplifier les processus
S’atteler à renégocier ses conditions tarifaires c’est important mais cela ne suffit pas. Raisonner en coût complet permet d’envisager l’intérim comme un process plus global, avec des coûts associés et cachés. En optimisant le coût complet de l’intérim, vous travaillez notamment à l’amélioration de vos process pour supprimer toutes les tâches chronophages et sans valeur ajoutée.
Quelques pistes à explorer :
- Identifiez les bons interlocuteurs au sein de vos ETT
Il est indispensable que vous connaissiez au sein des ETT avec lesquelles vous collaborez le rôle de tous les interlocuteurs, comme par exemple ceux en charge de la paie afin de vous assurer de former les bonnes personnes sur vos règles de paie. Des process clairs vont vous permettre de gagner du temps en adoptant des circuits de validation courts.
- Rationnalisez les tâches
Construisez un modèle de facturation cohérent entre les différents ETT qui va intégrer toutes vos règles de paie et vos spécificités.
- Digitalisez
Les outils de digitalisation de l’intérim vont vous permettre de simplifier les différents process RH :
- Gestion des plannings
- Suivi des contrats
- Factures pro forma
- Signature électronique
L’automatisation des tâches réduit le nombre d’erreurs, les oublis et vous donne la possibilité de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le développement des compétences en partenariat avec les ETT.
3) Mesurez les performance de vos fournisseurs
Pour bien piloter, vous avez besoin de mesurer l’efficacité de vos processus sur plusieurs dimensions :
- Dimension ressources humaines : la durée moyenne des missions (par site et/ou par motif…), le nombre d’ETP par qualification, le délai moyen de validation des contrats, les variations entre deux services opérationnels (dans la réactivité des réponses)….
- Dimension financière : budgets intérim, ratios de recours à l’intérim/ résultats globaux...
- Dimension achat : parts de marché ETT, taux de couverture de chaque ETT (adhésion au contrat cadre vs achat dissident)...
Enfin, vous pouvez mettre en place aussi des indicateurs qui vont vous servir à piloter et comparer les performances de vos ETT :
- États des incidents : intérimaire n’ayant pas pris son poste, intérimaire qui réclame une régularisation en paie, erreur de facturation, contrat envoyé en retard par l’agence, intérimaire proposé ou mis en poste avec défaut de visite médicale ou bien d’habilitation (risques/ sécurité)...
- Taux de transformation CDD/CDI
- Suivi des fins de mission intérimaire (intérimaire auquel vous souhaitez à nouveau faire appel...)
- Bilan de satisfaction managers, vos clients internes
En résumé, pour bien maîtriser vos budgets intérim : cadrez, optimisez, contrôlez !
