Vous le savez, un bon pilotage de votre intérim est indispensable au fonctionnement de votre activité. Vous avez besoin de personnel disponible rapidement, fiable, formé pour satisfaire vos exigences internes d’organisation et de production.
C’est la clé de voûte de votre satisfaction client. Vous devez en parallèle maîtriser, optimiser et sécuriser vos contrats et vos coûts avec les agences d’intérim.
C’est compliqué à gérer. Alors oui, mais pourquoi ?
La complexité se joue à trois niveaux :
- Complexité achat et contractuelle
- Complexité légale
- Complexité organisationnelle
Complexité achat et contractuelle : un risque de surfacturation très important
L’intérim est, si ce n’est le premier, un des principaux budgets achats de beaucoup d’entreprises. Ce sont souvent les directions achats qui négocient les contrats avec les entreprises de travail temporaire (ETT ou agence d’intérim) ainsi que les accords-cadres et l’application des contrats-cadres.
Les achats rencontrent à ce niveau deux difficultés :
- Ils n’ont pas toujours, ni les bonnes informations nécessaires à la négociation des contrats...
- Ni les moyens de vérifier si ceux-ci sont bien appliqués sur le terrain (qui lui n’a pas toujours connaissance du cadre négocié par les achats).
Le risque majeur le plus fréquent qui en découle est un surcoût très important de votre poste intérim avec potentiellement :
- Des achats réalisés hors cadre et/ou avec des fournisseurs non référencés
Certains de nos clients gèrent plusieurs centaines de contrats avec des ETT différents. Impossible de maîtriser alors ses coûts dans ces conditions.
- De la surfacturation
Un contrat d’intérim c’est une relation (complexe) tripartite entre l’entreprise de travail temporaire l’entreprise utilisatrice et l’intérimaire. C’est l’agence d’intérim qui emploie, rémunère l’intérimaire et vous facture ensuite (les frais de mission et de gestion). Pour vous facturer, elle applique un coefficient de facturation sur la rémunération brute de l’intérimaire.
Le problème est que souvent, l’application du coefficient va se faire de façon automatique sans tenir compte des conditions d’application et/ou des conditions négociées.
Alors que :
- Les règles d’application varient selon les conventions collectives, les accords de branche, d’entreprise...
- Les coefficients vont différer en fonction des parts variables de rémunération (primes, paniers repas...)
- Il peut y avoir des écarts entre la mission prévue initialement et la mission réalisée, écarts qui vont devoir être correctement facturés.
Plus le système de rémunération sera complexe, le plus le risque d’erreur sera élevé.
Complexité légale : des évolutions réglementaires nombreuses
Le recours à l’intérim est très encadré par la législation autant sur le fond (fiche de poste détaillée, durée initiale du contrat, conditions de renouvellement, rémunération...) que sur la forme (signature du contrat par l’intérimaire dans les 48h suivant le début de la mission, respect des délais de carence entre deux missions…).
Le risque lié à ne pas négliger : la requalification de la mission en CDI.
Souvent vous devez piloter ce risque dans l’urgence du besoin, ce qui s’avère périlleux.
Retenez enfin qu’un intérimaire et un salarié permanent sont soumis aux mêmes règles.
Complexité organisationnelle : gérer son intérim demande du temps, beaucoup de temps
Nous vous le décrivions plus haut, l’intérim c’est une relation tripartite. Une relation qui génère beaucoup d’échanges, de processus administratifs complexes, des milliers de données à organiser (contrats, candidatures, relevés d’heures, factures...) dans un contexte fluctuant au rythme de votre activité commerciale et donc de vos besoins d’intérimaires.
Au final ce sont des tâches chronophages à faible valeur ajoutée : 80% des tâches sont purement administratives et elles mobilisent beaucoup plus vos équipes que la gestion de la paie de vos salariés, avec un risque d’erreur supérieur.
Autant de raisons de rechercher l’optimisation de vos dépenses d’intérim afin de les simplifier, les fiabiliser et les sécuriser. Sans oublier que le droit du commerce autorise de contrôler ses factures sur les 5 dernières années.
