En général pour une entreprise en B to B, au moins 50% du chiffre d'affaires est acheté en prestations, produits, matières premières et frais généraux. Cela peut aller jusqu’à 90% dans certains cas de sous-traitance ou dans un environnement spécifique. Il est donc de plus en plus reconnu que les Achats sont un poste stratégique que l’entreprise intègre maintenant systématiquement dans sa gouvernance globale.
La première étape est de vérifier que les accords commerciaux ou tarifaires sont cohérents avec les factures enregistrées. Cela peut paraître évident mais parfois la complexité de certaines organisations, les processus de commandes et de contrôles automatisés (ou pas) liés aux systèmes d’informations (ERP en particulier) ou la gestion des priorités ou des urgences, perturbent la bonne visibilité du processus global Achats que l’on appelle P2P (Purchase to Pay).Dès lors que les montants de dépenses représentent plus de 50% du CA, il est d’autant plus nécessaire de s’assurer que les conditions d’achats sont bien respectées.
Historiquement, la tendance des marchés B2B était plutôt orientée « acheteurs ». Le rapport de force était globalement en faveur du client : beaucoup d’offres, des flux d’échanges mondialisés, de l’innovation, des réductions de coûts, etc... Avec les tensions sur la Supply Chain depuis plusieurs mois, l'équilibre des forces est en train de basculer côté fournisseur, et on passe de plus en plus sur des marchés « vendeurs ». L’idée n’est donc pas de venir déstabiliser encore plus l’équilibre avec ses fournisseurs et mettre en péril ses approvisionnements, mais de consolider une stratégie Achats robuste et adaptée pour s’affranchir d’un risque supplémentaire de dérive du coût complet dans un contexte déjà très bousculé.
Il est donc important de bâtir une relation fournisseur basée sur de la confiance renouvelée.
Dans la mesure du possible, il est souhaitable de soutenir les accord mutuels de fourniture et d’achat vers les fournisseurs dans ce contexte très fluctuant où de nombreuses sociétés peuvent se retrouver en difficultés. Il est donc essentiel de surveiller la solidité des engagements client/fournisseurs pour sécuriser, entre autres, les approvisionnements et les garanties mutuelles de livraison et de paiement. , et de fait, que le respect des tarifs ou la solidité des processus de commandes/facturations soient clairement ré-établis, et donc vérifiés.
Nous sommes plus que jamais très attentifs aux personnes et à leur environnement. Nous leur apportons une aide, plutôt qu’une contrainte supplémentaire ! Nous agissons avec bienveillance, respect, pédagogie et humilité. Nous adaptons également nos plannings de réalisation en fonction des possibilités de chacun pour être des facilitateurs et pour libérer un maximum de temps à nos clients. Car même si ce sont les experts AREXA qui vont conduire le process d’audit contractuel et vérifier les données, nous avons besoin de la collaboration de nos clients, en particulier pour extraire ces fameuses « datas » !
En pratique, 90% du temps consacré par nos clients à nos missions réside dans la mise à disposition des documents : les factures, les contrats, les extractions de données des systèmes ERP... En moyenne il s’agit de quelques heures à quelques jours tout au plus, surtout en début de projet. Ensuite c’est du suivi et des aller-retour pour ajuster en fonction de ce qui est mis à disposition.
Il arrive parfois que les contrats d’achat n’existent pas et n’aient jamais été formalisés dans un document cadre. Dans ce cas nous allons étudier les offres de prix pour nous permettre de construire, voire d’établir le cahier des charges ou a minima la description de ce qui a été acheté : à quel prix, selon quelles conditions... afin de pouvoir rapprocher ce qui a été facturé de ce qui a été commandé.
Nous sommes aux côtés de nos clients, en particulier dans cette période de crise pour les accompagner dans la consolidation et la pérennisation de leurs relations fournisseurs.
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