Audit contractuel achats : comprendre les enjeux

Qu'est ce que l'audit contractuel ? 

Pour commencer, il faut bien distinguer l’audit de conformité comptable de l’audit contractuel achats.

• L’audit de conformité comptable rassemble des missions liées à l'expertise comptable et à la validité des comptes entre commandes et factures, cela relève du domaine de la finance et c’est la comptabilité fournisseurs qui en est responsable.
  
  
• L'audit contractuel achats, qui nous intéresse ici, se concentre sur le processus achat P2P (Purchase to Pay) pour identifier des failles possibles dans l’exécution des conditions négociées, qu’elles soient d’ailleurs couvertes par un contrat signé en bonne et due forme ou pas. 

Comment se déroule concrètement un audit contractuel ?

1. La cartographie 

L'audit contractuel est un travail de chercheurs d'or qui commence par la cartographie du terrain que sont les processus Achats, pour comprendre les leviers et structures des marchés clients-fournisseurs. Il faut toujours contextualiser les deux processus internes achats :

• Le P2P (Purchase To Pay), qui sont donc toutes les étapes situées entre l’identification d’un fournisseur et le paiement de sa facture : la commande, l’expédition la livraison, la réception...

• Le S2P (Source to Purchase), qui est la partie en amont du P2P, à savoir le sourcing et la sélection dans la recherche des fournisseurs, qui peut influer sur la manière dont on va ensuite commander (R&D, co-innovation, marketing achats , achats projets, etc.) et exécuter le P2P.

Ces processus peuvent contenir des failles, aussi bien côté client que fournisseur. Le rôle de l'audit contractuel des achats est de sécuriser et fiabiliser les processus achats.

Une erreur est manifestement plus fréquente que les autres : l’écart constaté entre les conditions contractuelles négociées par le biais d’accords commerciaux et la facturation réelle des fournisseurs.

2. L'analyse des données 

Cette première étape de cartographie nécessite ensuite d’analyser des milliers voire des millions de données pour mettre en lumière les dysfonctionnements et surtout les quantifier. 

3. La phase de recommandation

Pourquoi faire appel à un cabinet en détection de gain ?

La complexité de l'audit contractuel se joue à plusieurs niveaux :

• Plus les achats sont complexes, plus le processus achat sera difficile à sécuriser et à monitorer. 
• La complexité se situe aussi dans l'environnement avec plusieurs parties prenantes. 

Un cabinet spécialisé en détection de gains est un tiers de confiance qui va agir comme facilitateur. Il va  interagir côté client mais aussi côté fournisseurs auprès desquels il va collecter des informations pour initier la partie « contradictoire » de l’audit contractuel. Il va pouvoir ainsi  rapprocher les données clients et permettre ainsi de comprendre certaines divergences constatées.

Avoir recours à un cabinet  va permettre d'équilibrer les attentes client-fournisseur et lorsque cela est nécessaire, d’assainir une situation entre les parties pour envisager une relation de confiance riche, pérenne et motivante, en préservant le tissu économique local et le capital humain de chacune des parties.

L'atout Arexa

Le premier atout d'AREXA est l’attitude, la manière d’agir auprès des fournisseurs et des équipes opérationnelles de nos Clients. Être à l’écoute, tenir compte des attentes de chacun (personnelles et professionnelles), trouver l’équilibre, être constructif s’en perdre de vue l’objectif fixé.

Techniquement, AREXA dispose d’outils uniques sur le marché et d’une méthode de travail pilotée par des experts « métier » de plus de 20 à 30 ans d’expérience, tous très pointus dans leurs domaines respectifs : télécom, intérim, énergie, frais bancaires, charges sociales... et sont parfois même d’anciens fournisseurs. Ils connaissent tous les rouages des processus. Ils disposent d’une expérience terrain très riche.